소방청 기록물관리 및 기록관 운영규정

◇ 제ㆍ개정 이유 소방청이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物) 등의 기록물에 대한 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관(移管)ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 모든 업무 개정하려는 것임. ◇ 주요내용 가. 총칙(안 제1조에서 안 제3조까지) ○ (목적) 소방청 및 그 소속기관의 기록물관리와 기록관 설치ㆍ운영에 관하여 필요한 사항을 정한다는 목적 규정(안 제1조) ○ (정의) 기록물 정의에 기록물, 기록물관리, 기록관, 기록관리시스템 등 정의 규정(안 제2조) ○ (적용범위) 소방청 및 그 소속기관에 적용되는 범위 규정(안 제3조) 나. 구성 및 분장업무(안 제4조에서 안 제6조까지) ○ (소속 및 인력구성) 기록관의 소속, 기록관의 업무 및 인력 확보, 처리과의 장의 기록물관리책임자 지정 규정(안 제4조) ○ (자문위원 위촉 등) 기록물관리를 위한 조사ㆍ연구 등 전문적 업무수행을 위해 자문위원을 위촉할 수 있도록 규정(안 제5조) ○ (주요업무 및 업무분장) 기록관의 기록관리 업무 및 처리과의 기록관리 업무 규정(안 제6조) 다. 기록물의 관리(안 제7조에서 안 제12조까지) ○ (기록물의 생산) 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 규정(안 제7조) ○ (기록물의 등록) 처리과 등에서 기록물을 생산ㆍ접수할 때에는 등록번호를 부여 받아 관리하도록 규정(안 제8조) ○ (기록물의 정리) 기록물의 정리를 매년 2월까지 처리하고, 기록물철 별로 표지와 색인목록을 작성하여 부착하도록 규정(안 제9조) ○ (기록물의 이관) 생산이 완결된 기록물에 대하여 기록관으로 이관하도록 규정(안 제10조) ○ (인사이동ㆍ조직개편 시 기록물관리) 인사이동 등 담당자가 변경된 경우 기록물 인계ㆍ인수서를 작성하도록 하고, 후임자가 없는 경우 기록물관리책임자 인수하여 관리하도록 규정(안 제11조) ○ (기록물의 보존) 기록관에서 인수한 기록물의 형태별, 보존기간별, 처리과별 등으로 분류하여 서고배치 및 보존되도록 규정(안 제12조) 라. 기록물평가심의회(안 제13조에서 안 제23조까지) ○ (기록물의 평가ㆍ폐기) 기록물 평가 및 폐기를 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 시행하도록 규정 ○ (기록물평가심의회의 구성) 위원장을 포함한 5인의 위원으로 구성하며, 위원장을 포함한 3인은 내부위원으로, 2인은 외부위원으로 구성하도록 규정(안 제14조) ○ (위원의 의무) 위원은 폐기보류 기준을 준수하여 신중하게 평가심의가 진행하도록 규정(안 제15조) ○ (심의내용) 보존기간 경과 기록물에 대한 평가ㆍ폐기 등 세부 심의내용 규정(안 제16조) ○ (폐기보류의 기준) 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 보존가치가 있는 기록물이 폐기되지 않도록 폐기보류의 기준 규정(안 제17조) ○ (처리과의 평가의견 제출) 기록물 평가 계획에 따라 처리과 의견을 제출하도록 규정(안 제18조) ○ (전문요원의 평가심사) 전문요원이 평가대상 기록물의 가치와 활용 여부를 판단하도록 평가심사가 가능하도록 규정(안 제19조) ○ (심의회의 심의) 심의회의 심의 시 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 보존기간 재책정 또는 보류로 구분하여 신중하게 심의하도록 규정(안 제20조) ○ (심의회의 운영) 심의회는 재적위원 과반수 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결하도록 규정(안 제 21조) ○ (폐기절차 관련 기록물의 작성 및 보존) 모든 폐기절차의 기록들이 안전하게 보존될 수 있도록 규정(안 제22조) ○ (전자기록물의 폐기) 전자기록물도 평가심의와 동일하게 처리하도록 규정(안 제23조) 마. 기록관 시설ㆍ장비 구축 및 주요 기록물 전산화 관리(안 제24조에서 안 제27조까지) ○ (보존시설 및 장비의 확보) 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 기록관에 보존시설ㆍ장비 등을 갖추도록 규정(안 제24조) ○ (기록관리시스템의 구축 및 운영) 기록물을 전자적으로 관리하기 위하여 기록관리시스템 구축 규정(안 제25조) ○ (기록관리시스템의 점검 및 유지보수) 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 점검 및 유지보수에 대한 규정(안 제26조) ○ (주요 기록물의 전산화) 활용가치가 높은 기록물에 대해 전산화 추진이 가능하도록 규정(안 제27조) 바. 보안관리 및 재난대비(안 제28조에서 안 제30조까지) ○ (보안관리) 기록관의 보존서고를 제한구영겨을 지정하는 규정(안 제28조) ○ (재난대비계획의 수립) 기록관 및 보존서고에 화재 또는 천재지변 등 비상상태 대비 규정(안 제29조) ○ (보존서고 점검) 보존서고의 전원, 소화시설 등 점검 규정(안 제30조) 사. 기록물의 열람 및 대출(안 제31조에서 안 제37조까지) ○ (열람 및 대출 시간) 기록관의 열람 및 대출 시간을 적용한 규정(안 제31조) ○ (열람 및 대출 기준) 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자격을 규정(안 제32조) ○ (열람 준수사항) 기록관이 지정한 공간에서 열람행위를 제한하는 규정(안 제33조) ○ (대출의 한도 및 기간) 기록물의 대출한도 및 기록물의 대출기간을 정한 규정(안 제34조) ○ (열람 및 대출의 제한) 이용자가 열람 및 대출이 제한되는 세부 사항을 규정(안 제35조) ○ (대출 기록물의 전대금지) 대출 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 빌려줄 수 없음을 규정(안 제36조) ○ (기록물의 반납) 정해진 기간 내에 기록물을 반납하고, 대출 기간의 연장이 필요한 경우 사전 신청 규정(안 제37조) 아. 보칙(안 제38조에서 안 제39조까지) ○ (기록물관리 교육 및 지도ㆍ점검) 기록물 정리 등 기록관리 교육 및 기록물관리 실태를 위한 지도ㆍ점검 규정(안 제38조) ○ (세부사항) 기록관리에 필요한 사항을 기록관장이 정할 수 있도록 규정(안 제39조) 자. 별지 서식(안 별지 제1호서식에서 안 별지 제7호서식까지) ○ (기록물 이관시기 연장신청서) 처리과가 기록관으로 기록물을 이관하기 위한 시기를 연장할 수 있는 서식 마련(안 별지 제1호서식) ○ (기록물 인계ㆍ인수서) 처리과와 기록관 간 기록물 상호 인계ㆍ인수하기 위한 서식 마련(안 별지 제2호서식) ○ (기록물 평가 서면의견서) 기록물평가심의회 개최 시 서면심의가 가능하도록 서식 마련(안 별지 제3호서식) ○ (기록물 평가 심의서) 기록물평가심의회 개최 시 심의서를 작성하도록 서식 마련(안 별지 제4호서식) ○ (기록물평가심의회 의결서) 기록물평가심의회 개최 시 의결서를 작성하도록 서식 마련(안 별지 제5호서식) ○ (기록물평가심의회 회의록) 기록물평가심의회 개최 시 회의록을 작성하도록 서식 마련(안 별지 제6호서식) ○ (기록관 보존서고 출입자 관리대장) 기록관 보존서고의 보안과 관련하여 출입자 대장관리 서식 마련(안 별지 제7호서식) ○ (기록물 열람대장) 기록관 이용자가 기록물을 열람하기 위해서는 열람대장을 작성하여 제출하여야 한다는 서식 마련(안 별지 제8호서식) ○ (기록물 반출ㆍ반입서) 기록관에서 기록물이 반출ㆍ반입이 가하도록 서식 마련(안 별지 제9호서식)

◇ 개정이유 각종 위원회 및 심의회 시 위원장에게 표결권 외에 다시 결정권을 주는 비합리적인 의사결정 방식을 개선하기 위하여 관련 행정규칙을 일괄하여 개정하고자 함. ◇ 주요내용 가. 가부동수일 경우 위원장이 의사결정 권한을 가지는 규정 삭제(안 제1조에서 제11조까지)

◇ 제정이유 소방청이 신설됨에 따라 소방청 행정업무의 투명성 보장하고 역사적 중요기록물을 보존하고자 기록관리 업무를 효율적으로 처리하기 위하여 소방청 기록관 설치·운영 및 인원구성, 기록물 생산·등록·관리 ·보존·평가 등 기록 보존관리 절차 등 전반적인 기록관리 업무에 필요한 사항을 정하려는 것임. ◇ 주요내용 가. 총칙(안 제1조부터 제3조) 1) 목적, 정의, 적용범위 등 명시 나. 기구명칭 및 분장업무(안 제4조부터 제8조까지) 1) 기록관 설치·운영, 소속 및 인원구성에 관한 사항 2) 자문위원의 위촉, 기록관장의 임무 및 기록관리책임자의 역할에 관한 사항 다. 처리과의 기록물관리(안 제9조부터 제20조까지) 1) 기록물 생산·등록의 의무, 비전자기록물의 등록, 공개여부 표시에 관한 사항 2) 기록물 분류와 편철, 간행물의 관리, 기록물 정리에 관한 사항 3) 처리과의 기록물 보관, 기록물 생산현황 보고, 기록물 이관에 관한 사항 4) 인사이동 및 조직개편 시 기록물관리, 임시·비상조직의 기록수집팀 구성, 폐지부서의 기록물 이관에 관한 사항 라. 기록관의 기록물관리(안 제21조부터 제26조까지) 1) 기록물 분류체계 운영, 이관기록물의 보존, 기록물 평가에 관한 사항 2) 기록물의 수집, 보존환경 점검에 관한 사항 마. 기록물평가심의회 운영(안 제27조부터 제34조까지) 1) 기록물 평가, 기록물평가심의회의 구성 및 임기, 위원의 의무, 심의회의 운영에 관한 사항 2) 폐기보류기준, 폐기심의 관련기록의 보존, 전자기록물의 폐기에 관한 사항 바. 비밀기록물의 관리(안 제35조부터 제39조까지) 1) 비밀기록물관리의 원칙, 비밀기록물 관리, 비밀기록물 이관에 관한 사항 2) 해제된 비밀기록물 정리, 비밀기록 생산현황 통보에 관한 사항 사. 기록물 지도·점검 및 교육(안 제40조) 1) 기록물 관리실태 점검 및 교육에 관한 사항 아. 기록관 시설·장비 구축 및 주요기록물 전산화 관리(안 제41조부터 제46조까지) 1) 보존시설 및 장비의 확보, 기록관리시스템 및 장비 구축, 기록관리시스템의 점검 및 유지보수에 관한 사항 2) 주요기록물의 전산화, 전산화기록물의 보존관리, 전자기록물의 백업과 보존에 관한 사항 자. 보안관리 및 재난대비(안 제47조부터 제48조까지) 1) 보안관리 및 긴급사태시의 대비에 관한 사항 차. 기록물 대출 및 열람(안 제49조부터 제55조까지) 1) 열람시간, 열람 및 대출의 대상, 열람 준수사항, 대출의 한도 및 기간에 관한 사항 2) 열람 및 대출의 제한, 대출기록물의 전대금지, 대출기록물의 반납에 관한 사항 카. 행정자료실 운영(안 제56조부터 제71조까지) 1) 설치, 운영관리, 자료의 범위, 자료의 집중관리에 관한 사항 2) 등록·분류, 수집, 도서의 구입, 기증자료, 점검, 자료의 폐기에 관한 사항 3) 자격 및 절차, 대출상의 유의사항, 반납, 배상의 원칙, 배상금의 처리, 변상 불이행에 대한 조치에 관한 사항