소방청 협상에 의한 계약 제안서 평가 세부기준
이 규정은 「국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령」 제43조, 「(계약예규) 협상에 의한 계약체결기준」 제7조에 따라 소방청이 협상에 의한 계약 방식으로 체결하는 물품 및 용역계약의 제안서 평가와 관련하여 필요한 세부사항을 정함을 목적으로 한다.
이 규정은 소방청 및 그 소속기관에서 수행하는 제안서 평가를 적용대상으로 한다.
이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
"제안요청서"라 함은 계약담당공무원이 협상에 의한 계약의 입찰에 참가하고자 하는 자에게 제안서의 제출을 요청하기 위하여 교부 또는 열람하는 서류를 말한다.
"제안서"라 함은 협상에 의한 계약의 입찰에 참가하고자 하는 자가 제안요청서 및 입찰공고에 따라 작성하여 「국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률」 제6조에 따라 계약사무의 위임ㆍ위탁을 받은 공무원(이하 "계약담당공무원"이라 한다)에게 제출하는 서류를 말한다.
"제안서 평가"라 함은 협상에 의한 계약으로 진행하는 입찰에 참가하고자 하는 자가 제안요청서 및 입찰공고에 따라 제안서를 작성하여 계약공무원에게 제출한 서류를 평가위원이 평가항목에 따라 기술능력을 종합적으로 평가하는 것을 말한다.
"제안서 평가위원"이라 함은 제4조에 따라 선정된 평가위원회 위원을 말한다.
제4조 평가위원회의 구성
제안서의 심의 및 평가를 위하여 공무원ㆍ학계ㆍ연구계 등의 해당 분야 전문가로 구성된 평가위원회를 구성ㆍ운영할 수 있다.
위원회의 위원 수는 위원장을 포함하여 다음 각 호로 구성한다.
추정가격 5천만원 미만 : 5인 이상
추정가격 5천만원 이상 ～ 1억원 미만 : 7인 이상
추정가격 1억원 이상 : 8인 이상
재공고입찰을 하였으나 유찰 되어 수의계약을 추진하는 경우 : 3인 이상
평가위원은 외부위원을 과반수로 한다.
위원회는 위원장 1인을 두며, 위원장은 위원회의 호선에 의하여 외부위원 중 과반수의 동의를 얻어 선임한다. 다만, 제안서를 온라인으로 평가하는 경우에는 위원장을 선정하지 않는다.
위원회 사무를 처리하기 위하여 간사 1인을 두며, 간사는 제안서평가 대상 사업의 소속 부서의 장이(이하 ‘사업부서의 장’이라 한다) 선정한다.
평가위원 선정 시 제안업체와 특수한 이해관계가 있는 자가 위촉되지 않도록 주의하여야 한다.
평가위원 선정은 인력풀에서 추첨 방식으로 선정하여야 한다.
위원회는 평가 전일까지 구성하여야 한다. 다만, 사업의 긴급성, 보안 및 특수성 등의 사유가 있는 경우에는 그러하지 아니하다.
평가위원의 자격은 다음 각 호와 같다.
국가기관, 지방자치단체 또는 「공공기관의 운영에 관한 법률」에 따른 공공기관에 재직하는 자로서 해당 평가분야에 대한 업무를 3년 이상 수행한 경력이 있는 자
해당 평가분야에 대한「국가기술자격법」에 따른 기술사 또는 박사학위 소지자
해당 평가분야에 대한 석사학위 소지자로서 실무 경력이 2년 이상인 자
해당 평가분야에 대한 대학 조교수 이상 경력이 2년 이상인 자
그 밖에 사업부서의 장이 위 각 호에 준하여 필요하다고 인정하는 자
제6조 평가위원의 제척 및 회피
평가위원이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 평가 및 심의에서 제척 된다.
위원 또는 그 배우자나 배우자였던 사람이 평가대상 사업과 관련된 용역ㆍ자문ㆍ연구ㆍ조사 등(이하 이 조에서 "평가대상 사업 등"이라 한다)의 당사자(당사자가 법인ㆍ단체 등인 경우에는 그 임원을 포함한다. 이하 이 조에서 같다)가 되거나 해당 평가대상 사업 등의 당사자와 공동권리자 또는 공동의무자인 경우
위원이 해당 평가대상 사업 등의 당사자와 친족이거나 친족이었던 경우
위원이나 위원이 속한 법인이 해당 평가대상 사업 등의 당사자의 대리인이거나 대리인이었던 경우
그 밖의 공정한 심사를 수행할 수 없다고 판단될 경우
사업부서 평가담당자는 제안서 평가 시작 전에 평가위원에게 별표 1의 제안서 평가위원 유의사항 및 공지사항을 서면으로 고지하여야 한다.
평가위원은 제1항에 해당하면 위원장에게 회피사유를 알리고 스스로 그 안건의 평가를 포기하여야 한다.
제7조 평가위원 명단 운용
각 사업부서는 전문인력 활용 등을 통한 합리적인 제안서 평가체계를 구축하기 위하여 평가위원 명단(Pool)을 운용할 수 있다.
평가위원 명단(Pool)을 운용하는 경우에 사업부서의 장은 별표 2의 ‘제안서 평가위원회 평가위원 명단(POOL)’을 작성한다.
사업부서의 장은 제5조제1항의 기피사유에 해당되는지 여부를 확인하여 별표 3의 ‘제안서 평가위원 선정 내역’을 작성 한다.
제8조 보안유지 및 서약서 징구
누구든지 위원장 및 평가위원 전원의 동의 없이 제안서 평가 진행과정을 녹취하거나 촬영 또는 외부에 공개할 수 없다.
평가위원은 제안서 평가가 시작되기 전까지 별지 제1호서식의 보안서약서를 사업부서의 장에게 제출하여야 한다.
제9조 제안서의 평가
사업부서의 장은 입찰참가업체로부터 제안서를 접수한 날로부터 7일 이내에 평가위원회를 소집하여 제안서 평가를 실시하여야 한다. 다만, 사업부서에서 사업시기 등을 고려하여 평가일을 연기하고자 할 경우에는 5일 이내에 평가시기를 연장할 수 있다.
위원회는 위원장을 포함하여 3분의 2 이상의 출석으로 개회하며, 사업부서의 장은 필요한 경우 평가위원에게 사업의 특성, 용역개요, 중점평가사항 등을 설명할 수 있다.
사업부서는 평가대상 업체가 작성한 제안서를 평가 당일 평가위원에게 배부하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 제안서의 심도 있는 검토를 위하여 필요한 경우 사전에 평가위원에게 배부할 수 있다.
제안서의 평가는 대면심사 및 "e-발주시스템(http://rfp.g2b.go.kr/)"을 이용한 비대면심사를 원칙으로 하되 계약유찰로 인한 단일 업체의 제안서 심사 및 추정가격 5천만원 미만 사업의 경우에는 제안 설명회를 생략하고 서면심사로 대체 할 수 있다.
사업부서는 별지 제2호서식 제안서 평가결과를 평가일로부터 3일 이내에 계약담당공무원에게 송부하여야 한다.
제10조 제안서의 청취 및 발표
사업부서는 평가일 당일 평가의 효율성 및 신속성을 위하여 입찰참가 업체에 제안 설명회를 실시할 수 있으며, 제안 설명회를 개최하고자 하는 경우에는 입찰참가업체에 제안 설명회 일자ㆍ장소 및 준비사항 등을 사전에 공지하여야 한다.
제안서 발표순서는 제안서 접수 순서 또는 추첨 등으로 하며 참가업체는 다른 경쟁업체의 제안서 설명을 청취할 수 없다.
제안서의 발표는 제안서에 명시된 사업책임자 또는 입찰참가업체 대표가 발표하는 것을 원칙으로 하며, 1인 이내에서 보조자가 배석하여 평가위원의 질의에 응답하게 할 수 있다.
제안 설명회 개최를 제안요청서 등에 사전 공지하였음에도 불구하고 설명회에 참석하지 않은 입찰참가업체의 경우에는 위윈회에 보고하고 제출된 제안서만으로 평가를 실시하되 평가 시 감점 처리할 수 있다.
사업부서 담당공무원은 평가장소에서 성적을 집계하여 다음 각 호의 사항을 확인 후 평가를 종료하여야 한다.
평가위원별로 작성된 평가표에 서명이 되어 있는지 여부
평가표에 점수가 정정된 항목은 날인 또는 서명이 되어 있는지 여부
평가표의 점수 합계가 정확히 계산되어 있는지 여부
평가점수 집계표에 평가위원장의 서명을 받았는지 여부
제11조 기술평가점수 산출
기술평가점수는 각 평가위원의 기술평가점수 중에서 최저 및 최고점을 제외한 후 산술 평균하여 산출한다. 다만, 최저 또는 최고 점수가 2개 이상일 때는 하나만 제외한다.
평점을 계산한 결과 소수점 이하의 숫자가 있는 경우에는 소수점 다섯째 자리에서 반올림한다.
제12조 차등점수제 적용
협상에 의한 계약 방식으로 체결하는 물품 및 용역계약의 제안서 평가와 관련 해당 계약의 특성, 최근 동종사업의 낙찰률, 제안서 평가점수 분포 등을 고려하여 기술능력평가의 변별력을 확보하기 어렵다고 판단되는 계약에 대하여 사업부서에서는 차등점수제를 적용을 요청할 수 있다.
차등점수제를 적용을 요청하는 경우 가격경쟁의 의미를 해치지 않도록 첨수차를 최소한으로 적용하고, 다음 각 호와 같이 순위별 점수차를 명시하여야 한다.
기술능력평가 배점이 90점인 경우 : 1.5점 이내
기술능력평가 배점이 80점인 경우 ; 3점 이내
차등점수제를 적용하고자 하는 경우 제10조제1항과 정량평가를 합산한 기술능력평가 결과에 따라 입찰자의 순위를 결정한다.
1순위자에게 배점한도를 부여하고, 2순위부터는 순차로 선순위 점수에서 제1항의 순위별 점수차를 감한 점수를 별지 제3호서식에 따라 부여한다. 다만, 원점수 기준의 순위별 점수차가 차등점수차보다 큰 경우에는 원점수의 점수차를 감한 점수를 부여한다.
제3항에 따른 기술능력평가 결과 점수가 동일한 제안자가 2인 이상인 경우 동일순위로 평가하여 점수를 산정하고, 그 다음 순위자의 평가점수는 제4항에 따른 후순위 점수 산정방법에 따라 점수를 부여한다.
차등점수제를 적용하지 않고자 하는 경우에는 제10조제1항에 따라 평가점수를 산출한다. 단, 협상적격(배점한도 85%이상) 여부 판단은 차등점수가 아닌 원 기술능력평가점수를 기준으로 한다.
외부위원에 대한 수당은 예산의 범위 내에서 매년도 예산 및 기금운용계획 집행지침에 따른다.
제14조 심사ㆍ평가 중 위원의 행동요령
심사ㆍ평가 중에는 전화(휴대전화) 사용을 금지하며 불가피하게 전화를 사용할 경우에는 위원장의 동의를 얻어 공개된 장소에서 사용한다.
평가 종료 후 평가결과서에 평가위원 전원이 서명할 때까지는 평가관련자(평가위원 및 평가진행자)의 외부출입을 제한한다.
제15조 제안서 평가결과 공개
사업부서 담당공무원은 입찰참가업체의 정당한 요청이 있거나 필요하다고 인정되는 경우에는 개인정보, 영업비밀 및 그 밖에 다른 법령에 따라 공개가 제한되는 정보 등을 제외한 범위에서 제안서 평가결과를 공개할 수 있다.
사업부서 담당공무원은 제안서 평가 종료 후 3일 이내에 소방청 홈페이지를 이용하여 별지 제2호서식에 따라 평가위원별ㆍ평가항목별 점수를 공개하되 평가위원실명은 공개하지 않는다.
이 규정에 정하지 않은 사항에 대하여는 「(계약예규) 협상에 의한 계약체결기준」 등 관련 계약예규를 적용하며, 물품ㆍ용역의 특성에 따라 이 세부기준을 적용하기 곤란하다고 인정되는 사항에 대하여는 제안요청서 등에 별도로 정할 수 있다.
소방청장은 「훈령ㆍ예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」에 따라 이 예규에 대하여 2023년 1월 1일 기준으로 매3년이 되는 시점(매 3년째의 12월 31일까지를 말한다)마다 그 타당성을 검토하여 개선 등의 조치를 하여야 한다.